Bilder in Outlook-Signaturen einbetten nicht verlinken

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Seit Outlook 2013 (und damit auch beim aktuellen Outlook 365) ist es nicht mehr so einfach wie früher möglich Outlook-Signaturen zentral zu erstellen und zu verteilen.

Die in den üblicherweise manuell erstellten HTML-Dateien verlinkten Bilder (Firmenlogo, Werbebanner, …) werden beim Versenden mit Outlook nicht mehr automatisch „eingebunden“ sondern bleiben „verlinkt“. Da der Empfänger natürlich keinen Zugriff auf den lokalen Server hat, werden die Bilder dort nicht angezeigt!

Die übliche Lösung die Bilder auf einen Webserver zu stellen und von dort zu verlinken hat den großen Nachteil, dass Outlook beim Empfänger diese Bilder aus Datenschutzgründen erst nach einem zusätzlichen Mausklick anzeigt – was natürlich kaum jemand macht.

Die Lösung durch manuelles Anlegen eines Registry-Keys auf jedem Outlook-PC das alte Outlook-Verhalten (einbetten statt verlinken) wiederherzustellen (wie z.B. hier beschrieben) erscheint mir nicht zielführend und vor allem wird diese Lösung sicher nicht dauerhaft zur Verfügung stehen.

Interessanterweise werden Bilder in Signaturen, die mit dem in Outlook eingebauten Signatur-Editor (Datei -> Optionen -> E-Mail -> Signaturen) erstellt werden wie früher eingebunden verschickt und daher bei Empfänger problemlos angezeigt. So erzeugte Signaturen bestehen aus drei Dateien

  • Signaturname.htm
  • Signaturname.rtf
  • Signaturname.txt

und einem Verzeichnis mit einigen weiteren Dateien

  • Signaturname-Dateien

Diese drei Dateien und das Verzeichnis werden in folgendem Verzeichnis erstellt:

%AppData%\Roaming\Microsoft\Signatures

Sobald sich diese Dateien und das Verzeichnis in dem oben erwähnten Verzeichnis „Signatures“ befinden, wird die Signatur in Outlook angezeigt und kann dort verwendet werden. Sie können auch problemlos auf einen anderen PC kopiert werden.

Die so erzeugte Datei Signaturname.htm ist so umfangreich und komplex aufgebaut, dass sie nicht sinnvoll manuell bearbeitet werden kann. Der Weg ist also alle (!) Signaturen lokal mit dem Outlook-Signatureditor zu erstellen und anschließend die so erzeugten Dateien und Verzeichnisse auf eine Serverfreigabe zu verschieben. Von dort können Sie dann z.B. mit einem Logonscript (Beispiel) oder mit einer Gruppenrichtlinie auf die jeweiligen PCs kopiert werden.

Auf dem gleichen Weg sind auch spätere Änderungen an den Signaturen durchzuführen: Die drei Dateien und das Verzeichnis der zu bearbeitenden Signatur in das lokale „Signatures“ Verzeichnis kopieren, die Signatur in Outlook bearbeiten (und sichern) und anschließend die drei Dateien und das Verzeichnis wieder zurück auf die Serverfreigabe verschieben.