Den eigenen Posteingang in Outlook für andere Benutzer freizugeben ist trivial. Was aber, wenn man innerhalb des Posteingangs eine tiefverschachtelte Ordnerstruktur hat und nur einen Teil davon freigeben möchte?

Dazu muß man ersten wisssen, daß man mit den Menüfunktion „Ordner eines anderen Benutzers öffnen“ nur den Posteingang selbst, nicht aber darin enthaltene Unterordner öffnen kann. Also muss das zu öffnende Postfach als „zusätzliches Postfach“ über die Kontoeinstellungen eingeblendet werden.

Wenn man jetzt zum Beispiel den Ordner „Lieferanten“ im Posteingang freigeben möchte, der Posteingang selbst aber nicht zugänglich sein soll, muß man einerseits im Ordner „Lieferanten“ dem User die gewünschten Zugriffsrechte geben, zusätzlich aber in allen übergeordneten Ordnern (also dem „Posteingang“ und (!) dem Postfach selbst) dem User ausschließlich das Recht „Ordner sichtbar“ zuweisen, sonst bekommt er immer einen „kann nicht geöffnet werden“ Fehler.

Was aber, wenn der jetzt freigegebene Ordner dutzende, wenn nicht hunderte von weiteren Unterordnern hat? Die dem übergeordneten Ordner zugewiesenen Rechte können in Outlook nicht vererbt werden. Manuelles Zuweisen der Rechte an die Unterordner macht ab einer Menge keinen Sinn mehr. Dafür gibt es ein sehr praktisches Tool von Microsoft: PFDAVUTIL. Wobei der Name etwas unglücklich gewählt ist: Man kann nicht nur „Public Folders“ (PF) sondern allen Ordnern damit sehr einfach Rechte zuweisen und diese auch vererben. Einfach vorab dem übergeordneten Ordner die gewünschten Rechte zuweisen und dann das Microsoft Exchange Server Public Folder DAV-based Administration Tool (PFDAVUTIL) herunterladen und darin über den Menübefehl „Propagate folder ACEs“ diese Rechte vererben.