Gesammelte von mir recherchierte Office 365/Exchange Erkenntnisse

Vorab nochmal die nötigen Befehle um sich via PowerShell mit Office 365 zu verbinden. Dazu muß vorher einmalig das „Microsoft Online Services-Modul für Windows PowerShell“ wie hier beschrieben installiert und dann einmalig „set-executionpolicy RemoteSigned“ ausgeführt werden.

$O365Cred = Get-Credential
$O365Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange-ConnectionUri
   https://ps.outlook.com/powershell -Credential $O365Cred
   -Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $O365Session

Dann die gewünschten PowerShell-Befehle bzw. Applets ausführen und am Schluß die Session wieder schließen mit:

Remove-PSSession $O365Session

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  • Shared Mailbox: Das sind Mailboxen, die nur über PowerShell mit dem Befehl New-Mailbox erzeugt werden können. Sobald sie exisitieren, können Sie ganz normal wie jede andere Mailbox bearbeitet werden. Sie sind für von mehreren Benutzern verwaltete, nicht personenbezogene Mailboxen wie info@… oder support@… gedacht. Die Besonderheit ist die Tatsache, dass bei der Erzeugung einer Shared Mailbox ein deaktivierter Benutzer erzeugt wird, was zwei wichtige Konsequenzen hat:
    • Für eine Shared Mailbox wird keine Lizenz/CAL benötigt!
    • Da an einer „Shared Mailbox“ kein aktivierter Benutzer hängt, kann diese grundsätzliche nur als zusätzliche Mailbox zur normalen, persönlichen Mailbox geöffnet werden. Und damit auch nicht per POP3 oder IMAP abgerufen werden.
  • In Office 365 gibt es eine Größenbeschränkung von 5 GB für Shared Mailboxes. Wenn sie größer werden sollte wird eine Lizenz benötigt, man muß sie also in eine normale Mailbox umwandeln. Deshalb sollte man sinnvollerweise gleich bei der Erzeugung Quotas festlegen, damit diese Grenze nicht überschritten wird.
New-Mailbox -Name "Info Postfach" -Alias info -Shared
Set-Mailbox info -ProhibitSendReceiveQuota 5GB -ProhibitSendQuota 4.75GB
   -IssueWarningQuota 4.5GB
  • Anschließend sollte man eine Security Group („Info_SG“ im Beispiel) mit den gewünschten Benutzern erzeugen und dieser Security Group zuerst „Full Access“ und anschließend „SendAs“ Rechte geben. Durch „Full Access“ kann die Mailbox geladen werden (bzw. wird sie bei neueren Outlook automatisch geladen) und durch „SendAs“ darf man auch mit dem Absender der Shared Mailbox versenden/antworten.
Add-MailboxPermission "Info Postfach" -User Info_SG -AccessRights FullAccess
Add-RecipientPermission "Info Postfach" -Trustee Info_SG -AccessRights SendAs
  • Gesendete Mails werden im „Gesendete Elemente“ Ordner der persönlichen Mailbox abgelegt und sind daher für die anderen Benutzer erst mal nicht sichtbar. Für Outlook 2010 gab es mal einen nicht mehr unterstützten Registry Key („DelegateSentItemsStyle„) mit dem man dieses Verhalten beeinflussen konnte.
    Seit Exchange Server 2010 SP2 RU4 gibt es dafür das PowerShell Applet „Set-MailboxSentItemsConfiguration„, bei dem aber nur 2 der 3 möglichen Werte funktionieren! „Sender“ (Standard) und „SenderAndFrom“ funktionieren, aber der eigentlich interessante Wert „From“ funktioniert leider nicht! Das ist ein bekannter Fehler von Exchange 2010, der in einem kommenden RollUp behoben werden soll.
  • Man kann in Outlook keine automatischen Signaturen für zusätzlich geladene Mailboxen (also auch nicht für Shared Mailboxes) festlegen. Manuelles Einfügen von vordefinierten Signaturen über den Outlook-Toolbar ist aber möglich.