Der normale Weg eine Shared Mailbox ohne das dazugehörige persönliche Postfach in Outlook einzurichten geht über die klassische Systemsteuerung -> Mail (Microsoft Outlook) -> Profile anzeigen… -> Hinzufügen…. Nach dem Festlegen des Profilnamens trägt man im nächsten Fenster bei Name den gewünschten Anzeigenamen und bei E-Mail-Adresse die Adresse der Shared Mailbox ein. Die Kennwortfelder bleiben leer!

Nach Klick auf Weiter wird (bzw. sollte) nach einigen Sekunden ein Dialog mit einer Kennwort-Abfrage angezeigt werden. Da eine Shared Mailbox kein Kennwort hat, klickt man auf „Mit einem anderen Konto anmelden“ und trägt in den folgenden Dialogen zuerst eine E-Mailadresse mit Berechtigung auf die Shared Mailbox und anschließend das dazugehörige Kennwort ein.

Theoretisch – In der Praxis ist es mir sehr oft passiert, dass die angesprochene Kennwort-Abfrage nur für Sekundenbruchteile angezeigt wird und man anschließend (mangels Kennwort) eine Fehlermeldung erhält. Ich habe ohne Erfolg alle üblichen Tricks versucht: Vorhandenes Profil aus Outlook löschen, Ordner in %LOCALAPPDATA% löschen, div. RegistryKeys löschen, Einträge in der Systemsteuerung Anmeldeinformationsverwaltung löschen, Office-Konto abmelden, Office deinstallieren/installieren, …

Die Lösung habe ich in einem Forums-Posting gefunden: Mit SaRA-OfficeActivation-Reset (eine Spezialversion des „Microsoft Support and Recovery Assistant“) kann man die Registrierung des installierten Office komplett entfernen. Nach einer erneuten Registrierung von Office funktioniert dann das Hinzufügen des Outlook-Profils mit der Shared Mailbox wie oben beschrieben.