Da ich jedesmal wieder suchen muß wie es im Detail funktioniert hier eine Zusammenstellung der Infos die erforderlich sind um von einem Device (Scanner, Router, NAS, …) eine E-Mail über Office 365 zu versenden. Die drei möglichen Varianten werden zwar in einem Microsoft-Artikel ausführlich beschrieben, allerdings möchte ich dass diese E-Mails von einem klar zugeordneten Absender kommen, weshalb noch ein paar mehr Schritte erforderlich sind.

Zuallererst muß man wissen, ob man über eine feste oder eine dynamische IP-Adresse mit dem Internet verbunden ist.

Feste IP-Adresse

• Die IP-Adresse muß im SPF-Record auf dem DNS eingetragen sein, sonst landen die so versendeten E-Mails im Spamordner des Empfängers
• In Office 365 eine „Shared Mailbox“ anlegen
  • Name „Devicename“ und E-Mailadresse „devicename@firma.de“
  • Im „Exchange Admin Center“ in den Eigenschaften dieser Shared Mailbox
    • Unter „Allgemein“ die Option „Aus globaler Adressliste (GAL) ausblenden“ aktivieren
  • Es kann bis zu einer Stunde dauern bis alle Einstellungen der Shared Mailbox wirksam werden!
• Auf dem Device müßen folgende Einstellungen getroffen werden:
  • SMTP-Server: Den MX der Domain (üblicherweise firma-de.mail.protection.outlook.com) mit Port 25
  • TLS/StartTLS aktivieren. Manchmal wird hier von SSL gesprochen und es funktioniert, aber das ist dann wohl unsauber beschriftet.
  • Als Absenderadresse die E-Mailadresse der Shared Mailbox verwenden
• Um E-Mails an externe Adressen schicken zu können und um die Gefahr einer Klassifizierung als Spam/Phishing zu verringern muß im „Exchange Admin Center“ ein Connector für diese IP-Adresse eingerichtet werden.
• Update: Seit Ende 2025 ist es zwingend erforderlich (wie hier beschrieben) eine Shared Mailbox zu verwenden! Die bisher existierende Möglichkeit eine Distribution List oder eine nicht existierende E-Mailadresse als Absender zu verwenden führt bei internen Empfängern zu einer Klassifizierung als „High confidence phishing“ und damit normalerweise Quarantäne!

Dynamische IP-Adresse

• In Office 365 eine „Gruppe“ anlegen
  • Name „Devicename“ und E-Mailadresse „devicename@firma.de“
  • Im „Exchange Admin Center“ in den Eigenschaften dieser Gruppe
    • Unter „Gruppendelegierung“ dem Benutzer der auf dem Device für die Authentifizierung verwendet werden wird „Senden als“ Rechte geben.
    • Unter „Allgemein“ die Option „Diese Gruppe in Adresslisten ausblenden“ aktivieren
  • Es kann bis zu einer Stunde dauern bis alle Einstellungen der Gruppe wirksam werden!
• Auf dem Device müßen folgende Einstellungen getroffen werden:
  • SMTP-Server: smtp.office365.com mit Port 587 (25 geht auch)
  • Authentifizierung aktivieren. Den Benutzer verwenden der auch in der Office 365 Gruppe verwendet wurde
  • TLS/StartTLS aktivieren. Manchmal wird hier von SSL gesprochen und es funktioniert, aber das ist dann wohl unsauber beschriftet.
  • Als Absenderadresse die E-Mailadresse der Office 365 Gruppe verwenden

Die bisher existierende Möglichkeit im Exchange Admin Center bei „Einschränkungen für die Nachrichtenzustellung“ die Shared Mailbox selbst als einzigen zugelassenen Absender einzutragen (um Missbrauch/Spam zu vermeiden) ist nicht mehr möglich.