Automatisches Löschen Junk und Deleted Items nach 30 Tagen

Microsoft Purview Admin Center -> Data Lifecycle Management -> Exchange (legacy) -> MRM Retention policies:

Policy „Delete After 30 Days (Junk + Deleted Items)“ mit mindestens diesen zwei MDM Retention Tags:

• Name: Deleted Items, Type: Deleted Items, Retention Period: 30 days, Retention Action: Delete
• Name: Junk Email, Type: Junk Email, Retention Period: 30 days, Retention Action: Delete

Exchange Admin Center -> Receipients -> Mailboxes:

Bei jeder Mailbox (am besten per PowerShell) auf dem Reiter Mailbox bei Retention policy „Delete After 30 Days (Junk + Deleted Items)“ auswählen

Gesicherte Aufbewahrung von E-Mails für 12 Jahre (egal was der User macht):

Microsoft Purview Admin Center -> Data Lifecycle Management -> Policies -> Retention policies:

Policy „12 Jahre aufbewahren“

• Type: Static (geht eh nicht anders)
• Location: Exchange mailboxes, Included: Gewünschte Mailboxes
• Retention settings: 12 years, Start the retention period based on „When items were created“, At the end of the retention period „Do nothing“ (was nicht DSGVO conform ist)

Für solche Purview Retention policies ist angeblich keine „Exchange Online Archiving for Exchange Online“ Lizenz erforderlich, allerdings kann in 12 Jahren der versteckte Ordner „Recoverable Items“ zu groß werden (Limit: 30 GB), deshalb macht ein Online Archiv mit Autoexpanding hier Sinn.