Eigentlich sollte es ja eine Standardanforderung sein: Ein Mitarbeiter („Fritz“) hat sowohl eine „persönliche“ E-Mail Adresse (fritz@firma.de) als auch eine „funktionale“ E-Mail Adresse (vertrieb@firma.de). E-Mails an beide Adressen sollen in seinem Outlook 2003 (am besten einfach im Posteingang) ankommen und er soll beim Versenden wählen können, welchen Absender die E-Mail bekommen soll.
Nach langem Suchen und Probieren habe ich jetzt die Lösung gefunden:

• Zuerst die „persönliche“ Adresse ganz normal einrichten.
• Dann am Server mit „Active Directory-Benutzer und -Computer“ einen neuen Benutzer „Vertrieb“ mit der E-Mail Adresse „vertrieb@firma.de“ anlegen.
• In „Active Directory-Benutzer und -Computer“ unter Ansicht die Option „Erweiterte Funktionen“ aktivieren (sonst wird in den Eigenschaften der Reiter „Sicherheitseinstellungen“ nicht angezeigt) und dann in den Eigenschaften des neuen Benutzers „Vertrieb“ unter „Exchange – Allgemein“ und „Zustelloptionen…“ eine Weiterleitung an Fritz einrichten und bestätigen. Damit kommen die E-Mails beider Adressen im Posteingang von Fritz an.
• Anschließend ebenfalls in den Eigenschaften des Benutzers „Vertrieb“ unter „Sicherheitseinstellungen“ folgende Einstellungen vornehmen:
  • Mit „Hinzufügen…“ den Benutzer „Fritz“ der Liste hinzufügen
  • Bei dem hinzugefügten Benutzer „Fritz“ alle (!) evtl. vorhandenenen Berechtigungen ausschalten und ausschließlich die Berechtigung „Senden als“ aktivieren („Zulassen“).
• Jetzt am Arbeitsplatz Outlook 2003 starten und das „Von“ Feld einblenden. E-Mails, die mit leerem Von-Feld verschickt werden haben „fritz@firma.de“ als Absender. Zum Verschicken als „vertrieb@firma.de“ einfach „Vertrieb“ in das Von-Feld eingeben und mit dem „Namen überprüfen“ Button sicherstellen (Name muß anschließend unterstrichen sein), das der Name korrekt gefunden wird.

Auf diese Weise („Senden als“) werden die E-Mails wirklich mit verschiedenen Absenderadressen verschickt. Bei der hier nicht verwendeten alternativen Methode („Stellvertreter“) gibt es zwei Probleme:

• E-Mails hätten als Absender „Fritz im Auftrag von Vertrieb“ was sehr unschön aussieht.
• Wenn das Outlook Sicherheitsupdate 913807 installiert ist, dann kann kein neuer Stellvertreter in Outlook 2003 mehr eingerichtet werden. Das ist ein Fehler in diesem Sicherheitsupdate!

Man könnte auch statt der Weiterleitung einfach das Postfach „Vertrieb“ als zusätzliches Postfach in Outlook einblenden (nachdem vorher entsprechende Rechte vergeben wurden), aber das hilft erstens nichts bei der Absender-Problematik beim Versenden und außerdem gibt es zwar dann zwei Posteingänge (einen pro Postfach) aber verschickte E-Mails sind immer im Ordner „Gesendete Objekte“ im „persönlichen“ Postfach.
Dieses Problem habe ich durch viel Recherche und testen gelöst. Letztlich hat mir der Blog-Eintrag Exchange Funktionserweiterung für „Senden im Auftrag von“ von Markus Mohmeyer zur Lösung geholfen.