Ein Kunde von uns versendet einen Newsletter an einen großen, schlecht gepflegten Adressbestand. Bei jeder Aussendung landen Tausende von E-Mails („Empfänger unbekannt“, „Annahme verweigert/Spamfilter“, „Out of Office“, …) in dem E-Mail-Account, der als Absender des Newsletters verwendet wird.

Natürlich kann man in Outlook eine Regel erstellen, die alle eingehenden E-Mails kommentarlos sofort löscht, aber wenn diese Regel serverbasierend sein soll – also ausgeführt werden soll ohne das Outlook läuft – ist nur „löschen“ (also verschieben in den Papierkorb) möglich und nicht „endgültig löschen“. Das Ganze hilft also nichts, denn auch im Papierkorb des Mail-Accounts nehmen die E-Mails Platz weg.

In Exchanger Server 2003 gibts es dafür eine elegante Lösung, in Exchange Server 2000 muss man ein bisschen tricksen: Man kann dem Exchange Server 2000 über einen „Filter“ beibringen, das alle E-Mails, die von einem bestimmten Absender kommen , sofort gelöscht werden. Damit landen sie erst gar nicht im Postfach des Empfängers. Dieser Filter ist nur global für den ganzen Server möglich und ist nicht auf einen einzelnen E-Mail-Accout beschränkbar. Mit dem Exchange 2000 „System-Manager“ sind zwei Schritte erforderlich, um so einen Filter zu implementieren:

1. In den Eigenschaften von „Globale Einstellungen : Nachrichtenübermittlung“ auf dem Reiter „Filtern“ die zu filternde Absender-E-Mail-Adresse hinzufügen und unter der Liste nur die dritte Option „Nachrichten annehmen, ohne Absender von der Filterung in Kenntnis zu setzen“ aktivieren.
2. In den Eigenschaften von „Administrative Gruppen : GRUPPENNAME : Server : SERVERNAME : Protokolle : SMTP : Virtueller Standardserver für SMTP“ auf dem Reiter „Allgemein“ auf „Erweitert…“ klicken. Darin in der Liste die Server-IP-Adresse markieren und auf „Bearbeiten…“ klicken. Darin die Option „Filter anwenden“ aktivieren.

Diese Infos habe ich in der MS Knowledgebase unter 276321 gefunden.