Erfahrungen mit der Aktivierung von Microsoft 365 Onlinearchiv

Auch wenn die maximale Postfachgröße von 50 GB (oder 100 GB bei Enterprise-Plänen) groß erscheint, wenn ein Intensivnutzer das Postfach 10 Jahre und mehr besitzt, wird diese Grenze früher oder später erreicht. Manuelles löschen vom E-Mails macht keinen Sinn und das Verschieben von alten E-Mails in einer lokale Archivdatei mit dem „Postfach aufräumen“ Tool von Outlook ist keine professionelle Lösung.

Microsoft 365 bietet in den Enterprise-Plänen (und als Zusatzlizenz für die Business-Pläne) ein Online-Archiv an, das wunderbar funktioniert, aber nicht unbedingt einfach zu konfigurieren ist. Deshalb hier einige Informationen zum Thema, die ich gesammelt habe. Die Idee des Ganzen ist, alle E-Mails die älter als die in der Retension Policy vorgegebene Anzahl Tage sind, automatisch in das Onlinearchiv zu verschieben.

  • Als Erstes muss man im Exchange Admin Center den User bearbeiten und auf dem Reiter „Mailbox“ eine passende „Retension Policy“ zuweisen.
    • Dazu sollte man vorher in „Microsoft Purview“ (= Compliance Admin Center) unter Data Lifecycle Management -> Exchange (legacy) in der „Default MRM Policy“ kontrollieren, ob darin ein passendes „MRM Retension Tag“ (z.B. „Default 2 year move to archive“) als Default gewählt ist. Wenn nicht, kann man dort eine neue Retension Policy (und bei Bedarf vorher ein neues Retension Tag) definieren
  • Dann muss man auf dem Reiter „Others -> Mailbox archive“ das Onlinearchiv aktivieren und einen Namen vergeben. Default ist „In-Situ-Archive -Vorname Nachname“. Das dauert ein paar Minuten und damit ist theoretisch alles erledigt.
  • In der Praxis muss man wissen, dass alte Mails von einem Hintergrunddienst mit dem Namen „ManagedFolderAssistant“ aus dem Postfach gemäß der gewählten Retension Policy in das Onlinearchiv verschoben werden und dass dieser Hintergrunddienst nur alle 7 Tage ausgeführt wird! Daher will man normalerweise den ManagedFolderAssistant manuell starten und auch den Fortschritt kontrollieren. Das ist nur per PowerShell möglich und hier wird es kompliziert:
    • Zuerst muss man sich wie in diesem Posting beschrieben an ExchangeOnline anmelden
    • Dann kann man mit start-managedFolderAssistant -Identity „name@firma.de“ den Hintergrunddienst manuell starten. Dieser Befehl macht was er tun soll, gibt aber keinerlei Rückmeldung zurück.
      • Es kann sein, dass man eine Fehlermeldung erhält, wenn man erst kurz zuvor das Onlinearchiv aktivert hat. In diesem Fall kann man start-managedFolderAssistant statt mit der Identity mit der „Primary GUID“ des Users aufrufen. Diese kann man über get-mailboxLocation –user name@firma.de| fl mailboxGuid,mailboxLocationType ermitteln.
    • Mit Get-MailboxStatistics -Identity name@firma.de -Archive kann man sich dann die aktuelle Anzahl von Elementen im Onlinearchiv anzeigen lassen und hat so einen Anhaltspunkt über den Fortschritt der Archivierung
      • Die aktuelle Größe des Onlinearchives kann man sich (in % und GB) auch beim User im Exchange Admin Center unter „Others -> Mailbox archive“ anzeigen lassen.
    • Etwas mehr Informationen (z.B. wann der ManagedFolderAssistant zum letztenmal gelaufen ist) kann man sich mit dem Befehl Export-MailboxDiagnosticLogs anzeigen lassen, was allerdings in Form einer sehr langen und unübersichtlichen XML-Ausgabe geschieht. In einem Microsoft Blog Posting habe ich mit den folgenden beiden Befehlen eine einfache Methode gefunden, aus dieser XML-Ausgabe nur die relevanten Zeilen anzeigen zu lassen. Hier ist vor allem der Parameter „ELCLastSuccessTimestamp“ interessant.
      • $MRMLogs = [xml] ((Export-MailboxDiagnosticLogs name@firma.de -ExtendedProperties).mailboxlog)
      • $MRMLogs.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like “*ELC*”}
    • Falls die Archivierung nicht startet (oder hängt) kann man sich mit Export-MailboxDiagnosticLogs name@firma.de -ComponentName MRM ausführliche Details zu evtl. Fehlern anzeigen lassen. Allerdings haben mir diese Informationen nicht weitergeholfen.
  • Das Onlinearchiv hat eine (fast) unbegrenzte Größe, ist allerdings nach der Aktivierung erst Mal auf 100 GB begrenzt. Man kann mit dem Befehl enable-mailbox name@firma.de -AutoExpandingArchive eine automatische, schrittweise Vergrößerung aktivieren, sobald das Archiv eine gewisse Größe erreicht hat. Wenn ein Archiv auf diese Weise vergrößert wurde, treten ein paar Beschränkungen in Kraft, die in diesem Microsoft Artikel erklärt sind.