Für einen Kunden habe ich zwei Domänen seinem Office 365 Konto hinzugefügt: firma.de und firma.cn. In einem ersten Schritt habe ich ohne Probleme ein ganz normales Postfach mit der Adresse mitarbeiter@firma.de angelegt. In einem zweiten Schritt wollte ich ein „Freigegebenes Postfach“ mit der Adresse mitarbeiter@firma.cn anlegen. Ein freigegebenes Postfach deshalb, weil der Mitarbeiter auch mit der zweiten Adresse als Absender E-Mails verschicken können soll.

Zuerst habe ich das auf der Office 365 „Start“ Seite versucht: Links in der Navigation auf Gruppen->Freigegebene Postfächer und dann auf den Button „Postfach hinzufügen“ geklickt, Name und gewünschte E-Mailadresse eingetippt und bestätigt. Es dauert einen kleinen Moment, dann erscheint die Fehlermeldung „E-Mail-Adressen müssen eindeutig sein, und diese wird bereits von mitarbeiter verwendet„. Nein, wird sie nicht! Ich habe noch keine einzige Adresse in der Domäne firma.cn vergeben!

Zweiter Versuch, diesmal im „Exchange Admin Center“: In der Spalte „Empfänger“ auf „Freigaben“ und dann auf das „+“ oberhalb der Liste geklickt. Name und gewünschte E-Mailadresse eingetippt und mitarbeiter@firma.de unter „Benutzer“ hinzugefügt und bestätigt. Auch hier dauert es wieder einen kleinen Moment, dann erscheint die Fehlermeldung „Die Proxyadresse „SMTP:mitarbeiter@firma.de“ wird bereits als Proxyadresse oder vom LegacyExchangeDN verwendet. Wählen Sie eine andere Proxyadresse aus„. Wieso mitarbeiter@firma.de? Ich versuche gerade mitarbeiter@firma.cn anzulegen!

Nach einiger Recherche bin ich auf den Grund gestoßen: Auf der Office 365 „Start“ Seite unter Setup->Domänen ist immer eine der dem Office 365 Konto hinzugefügten Domänen als „Standard“ festgelegt. Wenn ich jetzt versuche ein freigegebenes Postfach mit einer E-Mailadresse aus einer der anderen (nicht-Standard) Domänen anzulegen, wird diesem automatisch eine zusätzliche E-Mailadresse („Proxyadresse“) aus der Standard-Domäne hinzugefügt.

In diesem Fall ist firma.de die Standard-Domäne. Ich wollte ein freigegebenes Postfach mit der Adresse mitarbeiter@firma.cn anlegen, weshalb er diesem automatisch die Proxyadresse mitarbeiter@firma.de hinzufügen wollte. Die gibt es aber schon!

Die Lösung ist ganz einfach: Temporär die gewünschte Domäne als Standard-Domäne festlegen (dazu unter Setup->Domänen die gewünschte Domäne anklicken und dann oben auf den Button „Als Standard festlegen“ klicken), das freigegebene Postfach anlegen und die Standard-Domäne anschließend wieder auf die gewünschte Domäne zurückändern.