Normalerweise werden in Office 365 zusätzliche Funktionspostfächer als kostenfreie „freigegebene Postfächer“ realisiert, bei denen die gewünschten persönlichen Postfächer als „Mitglieder“ hinzugefügt werden. Dadurch werden die freigegebenen Postfächer automatisch in Outlook eingeblendet. Mails, die dann mit dem freigegebenen Postfach als Absender verschickt werden, will man normalerweise in den „Gesendeten Elementen“ des freigegebenen und nicht des persönlichen Postfachs haben. Hierfür gibt es in Office 365 in den Eigenschaften des freigegebenen Postfachs unter „Gesendete Elemente“ die Option „Als dieses Postfach gesendete Elemente kopieren“, die man immer aktivieren sollte.

Im aktuellen Fall mußte ich mit einer „Retention Policy“ sicherstellen, dass aus juristischen Gründen alle E-Mails 10 Jahre aufbewahrt werden und vom User nicht (endgültig) gelöscht werden können. Da Retention Policies bei freigegebenen Postfächern nicht möglich sind, musste ich hier ein „normales“ Postfach mit „Business Basic“ und zusätzlicher „Exchange Online Archiving“ Lizenz verwenden. Da es bei normalen Postfächern keine „Mitglieder“ gibt, habe ich den gewünschten persönlichen Postfächern „Senden als“ und „Lesen und Verwalten“ Postfach-Berechtigungen gegeben. Das Ergebniss ist identisch: Das zusätzliche Postfach wird automatisch in Outlook eingeblendet.

Ein Problem sind aber die mit dem zusätzlichen Postfach als Absender gesendeten E-Mails, denn diese landen in den „Gesendeten Elementen“ des persönlichen Postfachs. Die oben erwähnte Option „Als dieses Postfach gesendete Elemente kopieren“ gibt es im Office 365 Admin Center nur bei freigegebenen Postfächern. Um diese Funktionalität auch bei normalen Postfächern zu realisieren, muss man (nach entsprechender Anmeldung) folgenden PowerShell Befehl ausführen:

set-mailbox name@firma.de -MessageCopyForSentAsEnabled $true