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„Freigegebenes Postfach“ in Office365 vernünftig einrichten

Man kann in Office365 als Administrator in der Exchange Administration einfach ein „Freigegebenes Postfach“ einrichten. So ein Postfach benötigt keine kostenpflichtige Lizenz, hat (im Gegensatz zu früher) keine Beschränkungen gegenüber einem normalen Postfach, kann aber (z.B. in Outlook) nur als zusätzliches Postfach zu einem normalen, lizenzierten Postfach eingebunden werden.

Bevor man so ein freigegebenes Postfach zu Versenden von E-Mails verwendet sollte man „über Nacht“ warten, bis das freigegebene Postfach in der „Offline Global Adress List“ enthalten ist. Danach muß man einmalig im Fenster einer neuen E-Mail im Reiter „Optionen“ das „Von“ Feld einblenden und dort dann über „Weitere E-Mail-Adresse“ das freigegebene Postfach auswählen. Von da ab kann man durch Klick auf „Von“ einfach auswählen, ob man die E-Mail von seinem normalen Postfach oder von dem freigegebenen Postfach versenden will.

Automount
Üblicherweise wird man beim Anlegen so eines freigegebenen Postfachs sofort Benutzer hinzufügen die dieses freigegebene Postfach nutzen sollen. Diese bekommen damit sowohl „FullAccess“ als auch „SendAs“ Rechte. Outlook 2010 und neuer bindet Postfächer an denen man FullAccess-Rechte hat automatisch ein. Wenn man diese nicht möchte und lieber manuell entscheiden möchte (z.B. mit Outlook-Profilen) ob und welche zusätzlichen Postfächer man einbindet, kann man diesen Automatismus über PowerShell abschalten.

  • Zuerst sollte man sicherstellen, dass man (wie in diesem TechNet-Artikel beschrieben) sowohl den „Microsoft Online Services-Anmeldeassistent“ als auch das „Windows Azure Active Directory-Modul für Windows Power Shell“ in der aktuellsten Version installiert hat.
  • Dann kann man sich (wie in diesem TechNet-Artikel beschrieben) mit PowerShell und dem Befehl „New-PSSession“ mit Office365 verbinden.
  • Jetzt muß man dem Benutzer (wie in diesem KnowledgeBase-Artikel beschrieben) per „Remove-MailboxPermission“ die FullAccess-Rechte an dem freigegebenen Postfach entziehen und dann gleich wieder per „Add-MailboxPermission“ zuweisen, allerdings mit dem Zusatz „-Automapping:$false“
    Add-MailboxPermission –Identity Alias_des_freigegebenen_Postfachs
       –User Alias_des_Benutzers –AccessRights FullAccess –AutoMapping:$false
  • Am Schluß sollte man nicht vergessen sich per „Remove-PSSession“ wieder sauber abzumelden.

Gesendete Elemente
Wenn man wie oben beschrieben neue E-Mails von dem freigegebenen Postfach aus verschickt klappt das problemlos, allerdings landen sie im Ordner „Gesendete Elemente“ des normalen Postfachs und nicht in dem des freigegebenen Postfachs, wie es Sinn machen würde. Dieses Verhalten kann man (für Office 2010) durch Anlegen des folgenden DWORD Registry-Keys mit dem Wert „1“ ändern.

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Preferences\
  DelegateSentItemsStyle

Für andere Office-Versionen muß man  „14.0“ durch den entsprechenden Wert ersetzen.

[Update] Seit Exchange Server 2013 CU9 (und damit natürlich auch im aktuellen Office 365) gibt es mit PowerShell eine Möglichkeit über „MessageCopyForSentAsEnabled“ sowie (bei Bedarf) „MessageCopyForSendOnBehalfEnabled“ die gewünschte Funktionalität serverseitig zu aktivieren. Zwar landen die gesendeten E-Mails danach sowohl in den „Gesendeten Elementen“ des normalen Postfachs als auch in denen des freigegebenen Postfachs, aber das ist in viele Fällen vielleicht gar nicht so unpraktisch.

Mit dem folgenden Befehl kann diese Eigenschaft für ein freigegebenes Postfach gesetzt werden:

Get-Mailbox MailboxName | Set-Mailbox -MessageCopyForSentAsEnabled $true

Einfacher geht es mit dem folgenden Befehl, der die Eigenschaft für alle freigegebenen Postfächer setzt:

Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'SharedMailbox')}
  | set-mailbox -MessageCopyForSentAsEnabled $True

Gelöschte Elemente
Genau das gleiche unerwünschte Verhalten tritt bei den „Gelöschten Elementen“ auf. Hier lautet der als DWORD mit dem Wert „4“ anzulegende Registry-Key

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\ Options\General\
  DelegateWastebasketStyle

damit die gelöschten Elemente im freigegebenen Postfach landen und nicht im normalen Postfach.